Wenn Briefings fehlen und Rückmeldungen ausbleiben: Was echte Partnerschaft in der Eventbranche bedeutet

Autor: Doğan Altındağ | Veröffentlicht: Mai 2025

Die Zusammenarbeit zwischen Eventmanagern und Dienstleistern verläuft nicht immer reibungslos. Viele Dienstleister kennen das: Ein Anfrageformular landet im Postfach – oft ohne klares Briefing, ohne Budgetrahmen, ohne wirklichen Austausch. Man antwortet schnell, macht Vorschläge, kalkuliert. Dann: Funkstille. Keine Reaktion, kein Feedback. Statt echter Kooperation entsteht ein Gefühl von Zufallswirtschaft. Doch warum ist das so – und was können wir als Branche gemeinsam besser machen?

Wenn Anfragen nur „raus müssen“

In der Realität vieler Eventagenturen herrscht hoher Zeitdruck. Kunden drängen auf erste Ideen, das Pitchdeck muss fertig, Angebote müssen vergleichbar sein. In der Eile wird eine Sammelanfrage an zehn Dienstleister rausgeschickt. Oft fehlt ein klarer Rahmen: Was genau ist das Ziel des Events? Wie steht es um das Publikum, die Tonalität, die Vision? Fehlt dieser Kontext, liefern Dienstleister Vorschläge, die ins Leere laufen – oder bestenfalls geraten sie ins Rennen, ohne die Spielregeln zu kennen.

Dabei wünschen sich 31 % der Veranstaltungsplaner in der DACH-Region explizit maßgeschneiderte Angebote und mehr Flexibilität bei Konditionen – so ein zentrales Ergebnis des 2023 Planner Sourcing Reports DACH. Doch wie sollen Dienstleister das leisten, wenn das Briefing aus zwei Sätzen besteht?

Hinzu kommt: Viele Planer greifen unter Druck auf Speaker oder Moderator:innen zurück, mit denen sie bereits früher gearbeitet haben. Das spart Zeit – aber nicht selten auf Kosten der Qualität. Denn jede Veranstaltung ist einzigartig. Was gestern funktioniert hat, muss morgen nicht die beste Wahl sein.

Das Ergebnis? Aufwändig erarbeitete Angebote verschwinden in der Versenkung. Entscheidungen werden intern getroffen, Rückmeldungen bleiben aus – und auf beiden Seiten entsteht Frust.

Das Missverständnis: Dienstleister = Lieferant?

Ein zentrales Problem liegt im Rollenverständnis. In vielen Projekten wird der Moderator oder Keynote Speaker als reines „Produkt“ gesehen. Agenturen fragen „habt ihr wen für Thema XY?“ – als wäre es egal, wer kommt, Hauptsache ein paar große Namen stehen im Pitch. Doch bei Bühne, Story und Wirkung geht es nicht um Bauteile – es geht um Menschen, die ein Publikum berühren, bewegen, mitnehmen.

92 % der befragten Planer treffen ihre Entscheidungen laut Cvent-Bericht unter Berücksichtigung von strategischen Faktoren wie Nachhaltigkeit – ein Hinweis darauf, dass pauschale Lösungen nicht mehr zeitgemäß sind. Wer das Speaker Booking weiterhin wie einen Einkaufskatalog behandelt, verspielt Potenzial.

Wer das als Commodity behandelt, verschenkt Wirkung. Wer aber bereit ist, gemeinsam zu kuratieren, gewinnt. Denn: Gute Dienstleister sind nicht nur Lieferanten, sondern Möglichmacher.

Was eine partnerschaftliche Zusammenarbeit verändert

Gute Projekte starten mit einem klaren Briefing, ehrlicher Kommunikation und realistischen Parametern. Agenturen, die uns sagen, worum es wirklich geht – was sie suchen, was sie ausschließen, was intern herausfordernd ist – bekommen von uns bessere Vorschläge. Individueller. Passender. Schneller.

Und: 41 % der Veranstaltungsplaner in der DACH-Region erwarten laut Studie eine Antwort auf ihre Anfrage innerhalb von 48 Stunden – 8 % sogar binnen 24 Stunden. Schnelligkeit ist wichtig – aber nicht auf Kosten von Sorgfalt oder Kommunikation auf Augenhöhe.

Unter diesem Zeitdruck greifen viele Planer reflexartig auf bekannte Gesichter zurück. Das ist nachvollziehbar – aber riskant. Denn: Die Anforderungen jeder Veranstaltung verändern sich. Nur weil jemand 2022 gut auf der Bühne funktioniert hat, heißt das nicht, dass er oder sie 2025 noch dieselbe Wirkung entfaltet.

Wer hingegen den Mut hat, sich kurz Zeit zu nehmen und das Setting durchzusprechen, findet oft eine bessere, mutigere, passgenauere Besetzung – und hebt sein Event auf ein neues Level.

🧠 Wussten Sie, dass...

• 31 % explizit individuelle Angebote und maßgeschneiderte Vorschläge erwarten?
• 76 % der Planer in Deutschland mit Personalknappheit zu kämpfen haben – was schnelle Kommunikation und Planung erschwert?
• 92 % Nachhaltigkeit als Entscheidungskriterium betrachten – und nicht nur als Bonus?

Quelle: 2023 Planner Sourcing Report DACH (Cvent)

Was wir uns wünschen – und anbieten

Wir bei der Headset Agentur verstehen, dass Projektphasen stressig sind. Dass manchmal keine Zeit für lange Calls bleibt. Aber wir glauben: Wenn es uns gemeinsam gelingt, Qualität statt Geschwindigkeit in den Vordergrund zu rücken, profitieren alle – inklusive der Kunden.

Wir bieten:

✅ eine persönliche, ehrliche Rückmeldung zu jeder Anfrage
✅ kuratierte Vorschläge statt Speaker-Listen
✅ Einblicke, warum wir wen vorschlagen – mit Haltung
✅ Transparenz über Verfügbarkeiten, Budgets und Varianten

Was wir uns im Gegenzug wünschen: Ein echtes Interesse an Zusammenarbeit, an Austausch, an einem Miteinander. Kein Massenausschreiben ohne Rückmeldung, kein „Wir brauchen nur mal kurz was“.

Denn: Gute Events brauchen gute Partner – nicht bloß Dienstleister.

Lesen Sie hier den Artikel "Was Eventmanager:in brauchen –Herausforderungen & Lösungen"

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